เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบขั้นตอน วิธีการปฏิบัติงาน และเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรในหน่วยงานให้สามารถปฏิบัติงานทดแทนกันได้ เพราะงานการใช้ฐานข้อมูลออนไลน์เพื่อการสืบค้นเป็นงานที่ต้องมีความละเอียดรอบคอบเพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วสำหรับผู้มาใช้บริการ